Beschrijving van de functies binnen het bestuur Duikclub Mototi

Algemeen:

• Doelstelling is een bestuur met 5 leden.
• Wanneer nodig bestuursvergadering om de algemene werking binnen de club te bespreken en beslissingen te nemen.

Deze vergaderingen worden gepland in overleg met alle bestuursleden.

• Elk bestuurslid heeft ongeacht zijn functie 1 stem bij beslissingen die genomen worden binnen het bestuur.
• Het mandaat van een bestuurslid geldt voor 1 jaar. Men kan zich echter jaarlijks opnieuw kandidaat stellen.  Als men opnieuw de steun krijgt van de leden van de club is het mandaat dus steeds verlengbaar.
• Elk bestuurslid kan nieuwe ideeën naar voor brengen binnen het bestuur, al is dit niet alleen de uitsluitende bevoegdheid van bestuursleden. Alle leden van de club zijn welkom om voorstellen te doen. Deze worden van op de eerstvolgende bestuursvergadering verder besproken.
• De functie van “Voorzitter” en de functie van “Penningmeester” kunnen niet samen uitgeoefend worden door leden van eenzelfde gezin.

Voorzitter:

• Waakt over het welzijn van de club in zijn geheel.
• Roept de vergaderingen samen en bepaalt in samenspraak met de andere bestuursleden de agenda voor de maandelijkse vergaderingen.
• Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarlijkse ledenvergaderingen in goede banen.
• Neemt de nodige acties om de jaarlijkse bestuursvergaderingen te organiseren in oktober.
• Is een aanspreekpunt voor Nelos, Ovos en andere derde partijen.
• Is het eerste aanspreekpunt met zwembad De Kleine Dender.
• Heeft de beslissende stem bij gelijkheid van stemmen.
• Houdt algemeen (high level) toezicht op de taken van de verschillende bestuursleden.

Ondervoorzitter:

• Heeft dezelfde taken als de voorzitter en zal de voorzitter vervangen als deze afwezig is.

Secretaris:

• Is algemeen verantwoordelijk voor alle administratieve taken die moeten gebeuren om een goede operationele werking van de club te waarborgen.
• Verzorgt alle communicatie met de leden de club.
• Doet de volledige opvolging van de leden-administratie binnen de club.
• Is een bijkomend aanspreekpunt voor zwembad De Kleine Dender.
• Maakt de verslagen op van de bestuursvergaderingen
• Brengt alle administratie in orde inzake subsidies, sponsors, …

Penningmeester:

• Is algemeen verantwoordelijk voor alle financiële taken die moeten gebeuren om een goede operationele werking van de club te waarborgen.
• Is verantwoordelijk voor de betaling van de diverse onkosten en facturen.
• Houdt via een vaste excell-file de boekingen bij zowel van de bank-verrichtingen als van de kas-verrichtingen.
(Alle IN en OUT-boekingen worden vermeld zodat ten allen tijde een duidelijke stand van zaken kan opgemaakt worden.)
• Houdt van alle inkomsten en uitgaven het bewijsstuk bij via een map van facturen en ontvangstbewijzen.
• Maakt op regelmatige wijze een budgetprognose op zodat beslissingen ivm eventuele uitgaven gemakkelijk kunnen genomen worden. Deze budgetprognose is een standaarddocument (Excell) die regelmatig aangevuld wordt met gegevens uit de boekhouding.

Bestuurslid:

• Werkt mee aan de algemene uitbouw van de clubwerking.
• Kan ad hoc taken overnemen van een ander bestuurslid indien dit nodig is en als dit via de bestuursvergadering werd overeengekomen.